A medida que las empresas crecen, la gestión de sus datos financieros se vuelve más compleja. Aquí es donde entran en juego herramientas como la integración de HubSpot con Quickbooks. Esta integración permite a las empresas sincronizar información entre las dos plataformas, lo que facilita la gestión de los datos de los clientes, los registros de ventas y las transacciones financieras.
En este post, exploraremos los beneficios de integrar HubSpot con Quickbooks y cómo puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y mejorar sus operaciones de ingresos (RevOps).
¿Qué es la integración de HubSpot con Quickbooks?
La integración de cuentas de HubSpot y Quickbooks Online proporciona una sincronización automática de datos entre las dos plataformas, incluyendo contactos, ofertas, productos y facturas. Esta integración facilita a las empresas la gestión de sus transacciones financieras, incluida la creación y el seguimiento de facturas, pagos y reembolsos.
Aquí está un video de la Academia de HubSpot, con una visión general de la integración y de su uso.
¿Cómo integrar HubSpot con QuickBooks?
Integrar HubSpot con QuickBooks es un proceso sencillo. Estos son los pasos a seguir:
- Para empezar, haz clic en el icono del Marketplace situado en la barra de navegación principal de tu Portal de HubSpot.
- A continuación, utiliza la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar la integración de QuickBooks.
- Después, haz clic en el botón "Instalar aplicación" situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Posteriormente, se te pedirá que inicies sesión con tus datos de QuickBooks Online.
- Una vez que la integración se haya conectado correctamente, aparecerá en la sección de aplicaciones conectadas.
- Si deseas conectar varias cuentas, sólo tienes que ir al icono de Marketplace en la barra de navegación principal y seleccionar "Aplicaciones conectadas" en "Gestionar".
- Desde allí, selecciona QuickBooks Online y haz clic en "Conectar cuenta QuickBooks" en la parte superior derecha.
- También puedes desconectar su cuenta seleccionando "Desconectar".
Para más detalles, puedes consultar la guía de instalación de HubSpot.
Sincronización de contactos de HubSpot y clientes de Quickbooks
Una de las principales ventajas de integrar HubSpot con Quickbooks es la función de sincronización de contactos. De este modo, si creas un nuevo contacto en HubSpot, se sincronizará automáticamente con Quickbooks. Esta función garantiza que los datos de tus clientes estén actualizados en ambas plataformas lo que facilita la gestión de las ventas y las relaciones con los clientes.
Fuente de la imagen: HubSpot.
Sincronización de productos de HubSpot y Quickbooks
Al igual que con los contactos, la integración de HubSpot con Quickbooks ofrece una función de sincronización de productos. Garantiza que los datos mantengan coherencia y consistencia en ambas plataformas, facilitando enormemente la gestión de ventas.
Fuente de la imagen: HubSpot.
Crear informes personalizados
Una de las mayores ventajas de integrar HubSpot con Quickbooks es la posibilidad de crear informes personalizados, combinando datos de ambas plataformas.
Esto permite a las empresas obtener una visión completa de sus datos financieros, incluyendo ventas, pagos y facturas.
Los informes personalizados también facilitan el análisis de los datos y la toma de decisiones empresariales inteligentes.
Fuente de la imagen: HubSpot.
Gestión de facturas y pagos
La integración de HubSpot y Quickbooks también facilita la gestión de facturas y pagos. Con ello, las empresas pueden crear facturas personalizadas y realizar un seguimiento de los eventos de pago, incluidos el estado y las condiciones de pago.
Además, también se puede instalar QuickBooks para crear abonos, recibos de venta y recibos de reembolso.
Crear facturas
La creación de facturas es un proceso que lleva mucho tiempo para muchas empresas. Con la integración de HubSpot y Quickbooks, las empresas pueden crear facturas de forma rápida y sencilla. Con unos pocos clics, pueden crear facturas con toda la información necesaria, incluido el número de factura, el importe de la factura, la fecha de vencimiento y los conceptos. Las empresas también pueden editar las asignaciones de campos para garantizar que los datos de las facturas de QuickBooks sean precisos y estén actualizados.
Fuente de la imagen: HubSpot.
Sincronizar varias facturas
La integración de HubSpot y Quickbooks también permite a las empresas sincronizar varias facturas a la vez. Esto ahorra tiempo y garantiza que todos los datos financieros estén actualizados en ambas plataformas. Las empresas también pueden buscar facturas utilizando la barra de búsqueda, lo que facilita la búsqueda y gestión de facturas.
Propiedades del Deal e información sobre la factura
La integración de HubSpot con Quickbooks también permite a las empresas transferir las propiedades de los acuerdos a la información de las facturas. Esto facilita la gestión de los datos financieros y de ventas. Por ejemplo, se pueden transferir las propiedades y los detalles de las operaciones de facturación, como los números de pedido y los códigos de impuestos sobre las ventas, a la información de la factura. Esto garantiza que toda la información necesaria se incluya en la factura, lo que facilita a los clientes la comprensión y el pago de sus facturas.
Gestor de tareas
Con HubSpot también dispone de una función de gestor de tareas, que permite gestionar las tareas relacionadas con las transacciones financieras, como el seguimiento de los pagos atrasados y el envío de recordatorios de pago. Garantiza que todas las tareas necesarias se completen a tiempo, mejorando la eficiencia del equipo de ventas.
Fuente de la imagen: HubSpot.
Ahorrar tiempo
Una de las mayores ventajas de integrar HubSpot con Quickbooks es que ahorra tiempo a las empresas. Las empresas pueden automatizar numerosas tareas de gestión de datos financieros que consumen mucho tiempo, como la creación de facturas, el seguimiento de pagos y la sincronización de datos. Esto permite a los equipos centrarse en tareas más importantes, como las ventas y las relaciones con los clientes.
Fuente de la imagen: HubSpot.
Herramientas adicionales
Además de las características mencionadas anteriormente, la integración de HubSpot Quickbooks incluye muchas otras herramientas útiles. Por ejemplo, las empresas pueden crear propiedades de deals y eventos de pago personalizados, lo que garantiza que se incluya toda la información necesaria en las transacciones financieras. La integración también incluye una función de estado de pagos, que permite realizar un seguimiento del estado de los pagos en tiempo real.
Integración de Quickbooks Advanced
Para las empresas que necesitan herramientas de gestión financiera más avanzadas, Quickbooks Advanced es otra opción para gestionar el flujo de caja y el seguimiento del inventario.
La integración de HubSpot y Quickbooks también es compatible con Quickbooks Advanced, lo que permite a las empresas sincronizar datos entre las dos plataformas y acceder a herramientas avanzadas de gestión financiera.
Buenas prácticas para la integración de HubSpot con QuickBooks
Para asegurarte de que tu integración de QuickBooks con HubSpot funciona adecuadamente, es importante seguir algunas buenas prácticas. Por ejemplo, debes mantener tus datos limpios, revisandolos periódicamente y procediendo a las actualizaciones o correcciones que resulten necesarias.
También es muy útil establecer reglas de automatización. Automatizar procesos como la facturación y el cobro de pagos te permitirá liberar tiempo de gestión y permitirás a tus equipos que se centren en sus actividades generadoras de ingresos.
¿Por qué es importante la integración de HubSpot QuickBooks para RevOps?
RevOps fomenta la alineación de las operaciones de marketing, ventas y atención al cliente para impulsar el crecimiento de los ingresos. Para ello, las empresas deben tener un conocimiento claro de sus finanzas, incluidos los ingresos, los gastos y los beneficios.
Al integrar HubSpot con QuickBooks, podrás tomar decisiones informadas, basadas en el análisis de datos, de modo a alinear tu estrategia financiera con tu marco operacional generador de ingresos.
Veamos con mayor detalle algunas de las principales ventajas de la integración de HubSpot QuickBooks para RevOps.
Mayor visibilidad
La integración proporciona a las empresas una mejor visibilidad de sus datos financieros. Esto te permite evaluar con más detalle la rentabilidad, y adecuación, de tu marco operacional.
Por ejemplo, puedes identificar qué campañas de marketing están generando menos ingresos y ajustar tus procesos en consecuencia.
Procesos simplificados
La integración de HubSpot con QuickBooks elimina la arriesgada introducción manual de datos, siempre expuesta a errores y consumo de todo tipo de tiempo y recursos.
Al automatizar procesos como la facturación y el cobro, liberas tiempo valioso para que tus equipos de marketing, ventas y atención al cliente se centren en sus respectivas actividades generadoras de ingresos.
Informes mejorados
Esta integración también mejora la capacidad de generación de informes. Esto permite a los equipos de RevOps realizar un seguimiento de métricas y KPIs relacionados con el rendimiento financiero de cada ámbito operacional. Con ello, te resultará muchísimo más sencillo tomar decisiones estratégicas inteligentes sobre tu estrategia de crecimiento de negocio.
Mejora de la experiencia del cliente
La integración de HubSpot con QuickBooks también te permite mejorar la experiencia del cliente. Tienes acceso a información más granular sobre tus clientes, por lo que puedes personalizar, por ejemplo, campañas de marketing y fidelización, siempre útiles para el crecimiento de ingresos.
Conclusión
En el vertiginoso entorno empresarial actual, la gestión eficiente de los datos financieros es más importante que nunca. Con la integración de HubSpot con Quickbooks, las empresas pueden agilizar sus procesos de gestión financiera, mejorar sus operaciones de ingresos y tomar decisiones inteligentes basadas en datos financieros precisos. La integración proporciona a las empresas una serie de herramientas y funciones que ayudan a ahorrar tiempo, automatizar tareas y aumentar la eficiencia.
La integración también garantiza que las empresas tengan acceso a la información financiera más actualizada y precisa, lo que les permite tomar decisiones informadas sobre sus operaciones. Permite maximizar el crecimiento de los ingresos y elevar las operaciones mediante la fusión de las herramientas de CRM y automatización de marketing de HubSpot con las funciones de gestión financiera de Quickbooks.
En resumen, la integración de HubSpot con Quickbooks cambia las reglas del juego para las empresas que desean gestionar sus datos financieros de forma más eficiente y eficaz.
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