Priorización y Planificación de tareas RevOps: ¡de la teoría a la acción!

Después de haber hecho un mapa de los procesos actuales de RevOps el paso siguiente es señalar fricciones y oportunidades que optimicen dicho flujo de trabajo. El objetivo es crear un listado de las mejoras (con la definición de tareas concretas), priorizarlas en un contexto de gestión de proyectos y proponer un nuevo mapa de procesos optimizados de RevOps. 

Cómo identificar fricciones y oportunidades de mejora en los procesos de RevOps

No existe una forma estandarizada de identificar fricciones y oportunidades en un flujo de trabajo. Curiosidad y mentalidad analítica son la base principal para proponer mejoras en operaciones que, inevitablemente, cambian de un negocio a otro.

Sin embargo, podemos identificar situaciones frecuentes, que nos pueden servir de ayuda para identificar qué puede estar funcionando mal, estar inconexo, ser redundante, o que puede optimizarse.

Lecturas aisladas, en silo

Frecuentemente los equipos tienen una visión aislada de su propia actividad, desconectada del proceso global operativo de generación de ingresos. Por ejemplo, no comparten con otros equipos información útil, resultados, KPIs, datos, o herramientas tecnológicas. No por maldad, sino simplemente por praxis no optimizada, por falta de alineamiento con otros equipos que tratan una misma realidad comercial.

Un ejemplo común es como los equipos de Marketing y Ventas pueden tratar el proceso de cualificación de leads de forma distinta, a veces incluso contradictoria. 

Procedimientos incoherentes

En el mismo momento de crear el mapa de procesos RevOps podemos darnos cuenta de la falta de estandarización, o incluso falta de coherencia, en el desarrollo de los procesos. También la entrega de resultados difícilmente rastreables, mensurables y sin responsables asignados, o incluso procedimientos manuales redundantes.

Marco tecnológico ineficiente y falta de consistencia de datos 

La existencia de plataformas inconexas produciendo, frecuentemente, la misma información con datos distintos, es uno de los síntomas más evidentes de falta de alineamiento y redundancia.

Además, la ausencia de un modelo de generación de datos y de un acceso a una única ‘fuente de la verdad’ produce análisis incoherentes. Datos poco fiables conducen a malas decisiones.

Procesos manuales ineficaces (ausencia de automatizaciones)

Los procesos manuales que pueden ser automatizados generan potencialmente datos deficientes, aleatorios y poco fiables.

Mapa de procesos optimizados 

El nuevo mapa, con los procesos optimizados, se crea a partir del análisis de fricciones y oportunidades. Es una representación ideal de cómo las operaciones pueden desarrollarse de forma dinámica y optimizada. No solo en su funcionamiento orgánico, sino también en la calidad de datos que produce, de modo que los indicadores de productividad puedan evaluarse de forma clara y objetiva.

Del mapeo de procesos a las tareas accionables

Los puntos de mejoras de nuestras RevOps se hacen a partir del mapa de procesos. Una vez identificados, hemos de proponer un nuevo mapa operacional, además de listas de tareas, necesarias para lograr las mejoras. 

Esto requiere, de parte del especialista de RevOps, capacidad organizativa y conocimientos avanzados de Gestión de Proyectos. Al fin y al cabo, su tarea no es simplemente identificar fricciones operacionales y recolectar sugerencias de mejoras. Debe saber priorizar sus propuestas y planificar su desarrollo. 

Resumiendo, después de definir las listas de mejoras, debemos definir criterios que permitan:

• Definir un orden de ejecución (priorización)
• Una planificación en un marco de gestión de proyectos.
• Identificar conjuntos de datos, métricas e Indicadores de Productividad (KPIs) que permitan medir la evolución y éxito de las tareas de mejora realizadas.

Priorizar las mejoras de RevOps

Los criterios de priorización deben hacerse en función del interés global de la empresa, de sus objetivos de crecimiento y de los anhelos de los equipos involucrados.

Para ello, tendremos en cuenta 3 criterios básicos:

• Impacto
• Esfuerzo
• Cambio organizacional 

Estos criterios permiten tomar decisiones inteligentes y factibles para planificar las mejoras de RevOps en función de los objetivos de crecimiento y de los recursos del negocio durante un determinado periodo de tiempo. Tienen como objetivo maximizar el impacto de las optimizaciones, mediante el menor esfuerzo posible.

Es importante señalar que no se trata aún de una fase de Gestión de Proyectos, con asignación de horas, recursos, etc. Tiene simplemente como objetivo priorizar y proponer un orden de sprints globales, a acordar con los stakeholders. 

Evaluación del impacto de las mejoras de RevOps

Se trata de estimar el impacto potencial de cada mejora propuesta, basado en KPIs significativos para el negocio.

Podemos clasificar este impacto del siguiente modo:

• Impacto bajo. Influye en las KPIs principales, pero no de modo revulsivo.
• Impacto medio. Impacta significativamente en las KPIs principales.
• Impacto alto. Supondría un auténtico empujón, un “antes y después” para los KPIs principales y KPIs secundarios.

Evaluación del esfuerzo implicado en las mejoras de RevOps 

Se trata de evaluar el coste (no solo económico) de poner en marcha las mejoras de RevOps. Se refiere principalmente a los procesos y tecnologías implicados. Puede ser el precio de soluciones tecnológicas, o el tiempo necesario para ponerlas en marcha.

Podemos puntuar el esfuerzo del siguiente modo:

• Poco esfuerzo. Se trata de un volumen de trabajo relativamente sencillo que puede realizarse por una persona de la empresa en un periodo relativamente corto.
• Esfuerzo medio. El volumen de trabajo requiere la dedicación de un equipo de la empresa, aunque no requiere nuevos conocimientos especializados. Conlleva habitualmente un coste de tiempo, más que de inversión en nuevos recursos.
• Gran esfuerzo. Requiere la adquisición de nuevas tecnologías y de equipos externos especializados para ejecutarla.

Evaluación de las mejoras de RevOps en el cambio organizacional

Este punto es similar al anterior, pero incide en el coste organizacional de adoptar las mejoras de RevOps. Se evalúa el modo en cómo éstas pueden cambiar la forma de trabajo actual de la empresa. Es un aspecto extremadamente delicado puesto que nunca es fácil proponer cambios de dinámicas de trabajo existentes. 

Podemos clasificar el cambio organizacional del siguiente modo:

• Cambio nulo, o reducido. Requiere pocas, o ningunas, modificaciones en la forma de hacer las cosas, o adquirir nuevos conocimientos.
• Cambio medio. Requiere nuevos conocimientos que cambian el modo de hacer las cosas.
• Cambio elevado. Supone la adquisición de nuevos conocimientos y un cambio radical en el modo de hacer las cosas. Adoptar o cambiar de CRM es un excelente ejemplo de algo que puede aportar muchísimo impacto a la empresa, pero con un coste organizacional elevado.

Tanto si tienes un rol de asesoría, estás en una agencia, o en tu misma empresa, aquí empieza una labor de presentación, explicación y, frecuentemente, negociación, entre los responsables por estos procesos. 

La labor de negociación permite, además, involucrar a todos los stakeholders e incrementar los niveles de compromiso en las fases posteriores de desarrollo de as tareas de mejora.

Planificar y gestionar las mejoras de RevOps

Una vez identificados, priorizados, negociados y acordados los sprints, debemos desglosarlos en tareas ejecutables, con asignación de roles, personas, marco temporal y todo tipo de recursos necesarios. 

Debemos usar para ello un software de Gestión de Proyectos. Estas herramientas permiten incluir,  visualizar y monitorizar las listas de tareas en diferentes formatos, como listados, calendarios, Gantt charts, entre otras. Pero su principal utilidad está en que son rápidamente actualizables y fáciles de compartir, con independencia de su nivel de complejidad.

Asimismo, permiten crear y usar SOPs (del inglés Standard Operating Procedure, Procedimiento Normalizado de Trabajo, en español), para generar resultados previsibles y traceables. Suponen un ahorro de tiempo de planificación y errores aleatorios de procedimiento.

Existen muchos y muy buenos softwares de Gestión de Proyectos, como ClickUp, Monday, Notion, Asana o Trello. Todos ofrecen, en términos globales, las mismas funciones básicas de gestión de trabajo, aunque se diferencian en características específicas. 

Definir conjuntos de datos y métricas de las mejoras de RevOps

Cada mejora propuesta deberá tener asignados métricas e KPIs que permitan medir el impacto del trabajo realizado. 

Para que el análisis de productividad sea verosímil y exacto, hemos de definir los conjuntos de datos a seguir, su calidad, integridad y modo de integración las las plataformas de evaluación de KPIs. Tener una SSOT (del inglés Single Source of Truth, en español, fuente única de la verdad) es, también aquí, de enorme utilidad.