Priorisation et planification des tâches RevOps : de la théorie à l'action !

Après avoir cartographié les processus RevOps actuels, l'étape suivante consiste à identifier les frictions et les possibilités d'optimisation du flux de travail de RevOps. L'objectif est de créer une liste d'améliorations (avec la définition de tâches concrètes), de les classer par ordre de priorité dans un contexte de gestion de projet et de proposer une nouvelle carte des processus RevOps optimisés. 

Comment identifier les frictions et les opportunités d'amélioration dans les processus RevOps ?

Il n'existe pas de méthode standardisée pour identifier les frictions et les opportunités dans un flux de travail. La curiosité et l'esprit d'analyse sont la base principale pour proposer des améliorations dans des opérations qui changent inévitablement d'une entreprise à l'autre.

Cependant, nous pouvons identifier des situations communes, ce qui peut nous aider à identifier les dysfonctionnements, les incohérences, les redondances et les possibilités d'optimisation.

Des résultats cloisonnés

Souvent, les équipes ont une vision isolée, en silo, de leur propre activité, déconnectée du processus opérationnel global de génération de revenus. Par exemple, elles ne partagent pas d'informations utiles, de résultats, d'indicateurs clés de performance, de données ou d'outils technologiques avec d'autres équipes. Ce n'est pas par méchanceté, mais simplement à cause d'une pratique non optimisée, due à un manque d'alignement avec d'autres équipes confrontées à la même réalité commerciale.

Un exemple courant est la façon dont les équipes de marketing et de vente peuvent traiter le processus de qualification des leads de manière différente, voire contradictoire. 

Procédures incohérentes

Au moment même où l'on crée la carte des processus RevOps, on peut se rendre compte du manque de standardisation, voire du manque de cohérence, dans l'élaboration des processus. Il en va de même pour la production de résultats difficilement traçables, mesurables et sans responsabilités attribuées, voire de procédures manuelles redondantes.

Technologie inefficace et manque de cohérence des données

L'existence de plateformes déconnectées produisant souvent les mêmes informations avec des données différentes est l'un des symptômes les plus évidents de désalignement et de redondance.

En outre, l'absence de modèle de génération de données et d'accès à une "source de vérité unique” (SSOT, Single Source Of Truth) conduit à des analyses incohérentes. Des données peu fiables conduisent à de mauvaises décisions.

Processus manuels inefficaces (manque d'automatisation)

Les processus manuels qui peuvent être automatisés génèrent potentiellement des données de mauvaise qualité, aléatoires et peu fiables.

Cartographie optimisée des processus 

La nouvelle carte, avec des processus optimisés, est créée à partir de l'analyse des frictions et des opportunités. C'est une représentation idéale de la façon dont les opérations peuvent être gérées de manière dynamique et optimisée. Non seulement dans leur fonctionnement organique, mais aussi dans la qualité des données qu'elles produisent, de sorte que les indicateurs de productivité peuvent être évalués clairement et objectivement.

De la cartographie des processus aux tâches réalisables

Les points d'amélioration de notre RevOps sont établis à partir de la carte des processus. Une fois identifiés, nous devons proposer une nouvelle carte opérationnelle, ainsi que des listes de tâches, nécessaires pour réaliser les améliorations. 

Cela nécessite, de la part du spécialiste RevOps, des compétences organisationnelles et des connaissances avancées en matière de gestion de projet. En effet, sa tâche ne consiste pas seulement à identifier les frictions opérationnelles et à recueillir des suggestions d'amélioration. Il doit savoir hiérarchiser ses propositions et planifier leur développement. 

En résumé, après avoir défini les listes d'améliorations, il faut définir les critères qui permettent de les réaliser :

• Définir un ordre de mise en œuvre (hiérarchisation)
• Planification dans un cadre de gestion de projet.
• Identifier les ensembles de données, les mesures et les indicateurs clés de performance pour mesurer l'évolution et le succès des tâches d'amélioration réalisées.

Prioriser les améliorations RevOps

Les critères de priorisation doivent être basés sur l'intérêt général de l'entreprise, ses objectifs de croissance et les aspirations des équipes impliquées.

Pour ce faire, nous prendrons en compte 3 critères de base :

• Impact
• Effort
• Changement organisationnel 

Ces critères permettent de prendre des décisions intelligentes et réalisables pour planifier les améliorations RevOps en fonction des objectifs de croissance et des ressources de l'entreprise sur une période donnée. Ils visent à maximiser l'impact des optimisations avec le moins d'efforts possible.

Il est important de noter qu'il ne s'agit pas encore d'une phase de gestion de projet, avec allocation d'heures, de ressources, etc. Elle vise simplement à établir des priorités et à proposer un ordre de sprints globaux, à convenir avec les parties prenantes. 

Évaluer l'impact des améliorations RevOps

L'objectif est d'estimer l'impact potentiel de chaque amélioration proposée, sur la base d'indicateurs de performance clés significatifs pour l'entreprise.

Nous pouvons classer cet impact comme suit :

• Faible impact. Influence les principaux indicateurs de performance clés, mais pas de manière brutale.
• Impact moyen. Impact significatif sur les principaux indicateurs de performance clés.
• Impact élevé. Il s'agirait d'un véritable coup de pouce, d'un "avant et après" pour les principaux KPI et les KPI secondaires.

Évaluer l'effort nécessaire pour les améliorations RevOps 

Il s'agit d'évaluer le coût (pas seulement économique) de la mise en œuvre des améliorations RevOps. Il s'agit principalement des processus et des technologies impliqués. Il peut s'agir du prix des solutions technologiques ou du temps nécessaire à leur mise en œuvre.

Nous pouvons évaluer l'effort comme suit :

• Faible effort. Il s'agit d'un volume de travail relativement simple qui peut être effectué par une seule personne de l'entreprise dans un laps de temps relativement court.
• Effort moyen. Le volume de travail nécessite le dévouement d'une équipe de l'entreprise, bien qu'il n'exige pas de nouvelles compétences. Il implique généralement un coût en termes de temps plutôt qu'un investissement dans de nouvelles ressources.
• Effort important. Nécessite l'acquisition de nouvelles technologies et des équipes externes spécialisées pour les mettre en œuvre.

Évaluer les améliorations RevOps dans le cadre d'un changement organisationnel

Ce point est similaire au précédent, mais se concentre sur le coût organisationnel de l'adoption des améliorations RevOps. Il évalue la manière dont les améliorations RevOps peuvent modifier la façon dont l'entreprise travaille actuellement. Cet aspect est extrêmement délicat, car il n'est jamais facile de proposer des changements aux dynamiques de travail existantes. 

Nous pouvons classer les changements organisationnels comme suit :

• Pas ou peu de changement. Nécessite peu ou pas de changement dans la façon de faire les choses, ou l'acquisition de nouvelles connaissances.
• Changement moyen. Nécessite de nouvelles connaissances qui modifient la façon dont les choses sont faites.
• Un changement important. Il implique l'acquisition de nouvelles connaissances et un changement radical dans la manière de faire les choses. L'adoption ou la modification d'un CRM est un excellent exemple de ce qui peut avoir un impact considérable sur l'entreprise, mais à un coût organisationnel élevé.

Que vous soyez dans un rôle de conseil, dans une agence ou dans votre propre entreprise, c'est là que commence le travail de présentation, d'explication et, souvent, de négociation entre les responsables de ces processus. 

Le travail de négociation permet également d'impliquer toutes les parties prenantes et d'accroître les niveaux d'engagement dans les phases ultérieures de l'élaboration des tâches d'amélioration.

Planification et gestion des améliorations RevOps

Une fois que les sprints ont été identifiés, hiérarchisés, négociés et approuvés, ils doivent être décomposés en tâches exécutables, avec les rôles, les personnes, le calendrier et toutes les ressources nécessaires. 

Pour ce faire, nous devons utiliser un logiciel de gestion de projet. Ces outils nous permettent d'inclure, de visualiser et de contrôler des listes de tâches sous différents formats, tels que des listes, des calendriers, des diagrammes de Gantt, entre autres. Mais leur principale utilité réside dans le fait qu'ils sont rapidement actualisables et faciles à partager, quel que soit leur niveau de complexité.

Ils permettent également la création et l'utilisation des SOP (Standard Operating Procedures, en français procédure opérationnelle permanente) afin de générer des résultats prévisibles et traçables. Ils permettent d'économiser du temps de planification et des erreurs de procédure aléatoires.

Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet de qualité, tels que ClickUp, Monday, Notion, Asana ou Trello. Ils offrent tous, globalement, les mêmes fonctions de base de gestion du travail, même s'ils se distinguent par des fonctionnalités spécifiques. 

Définir des ensembles de données et des mesures pour les améliorations RevOps

Chaque amélioration proposée doit être assortie de mesures et d'indicateurs clés de performance afin de mesurer l'impact du travail effectué. 

Pour que l'analyse de la productivité soit crédible et précise, nous devons définir les ensembles de données à suivre, leur qualité, leur exhaustivité et la manière dont ils seront intégrés dans les plateformes d'évaluation des indicateurs clés de performance. Il est également extrêmement utile de disposer d'une SSOT.