Priorização de Tarefas e Planeamento RevOps: da teoria à ação!

Após ter mapeado os atuais processos RevOps, o passo seguinte é identificar fricções e oportunidades para otimizar o fluxo de trabalho de RevOps. O objectivo é criar uma lista de melhorias (com a definição de tarefas concretas), dar-lhes prioridade num contexto de gestão de projectos e propor um novo mapa de processos RevOps otimizados. 

Como identificar fricções e oportunidades de melhoria nos processos de RevOps

Não existe uma forma normalizada de identificar fricções e oportunidades num fluxo de trabalho. A curiosidade e uma mentalidade analítica são a principal base para propor melhorias nas operações que inevitavelmente mudam de uma empresa para outra.

No entanto, podemos identificar situações comuns, que nos podem ajudar a identificar o que pode estar a funcionar mal, desarticulado, redundante, ou pode ser optimizado.

Resultados em silos

Muitas vezes as equipas têm uma visão isolada da sua própria atividade, desligada do processo operacional global de geração de receitas. Por exemplo, não partilham informações úteis, resultados, KPIs, dados, ou ferramentas tecnológicas com outras equipas. Não por malícia, mas simplesmente por causa de uma práxis não otimizada, devido a uma falta de alinhamento com outras equipas que lidam com a mesma realidade comercial.

Um exemplo comum é como as equipas de Marketing e Vendas podem tratar o processo de qualificação de leads de formas diferentes, por vezes até contraditórias. 

Procedimentos incoerentes

No preciso momento da criação do mapa do processo RevOps, podemos constatar a falta de normalização, ou mesmo a falta de coerência, no desenvolvimento dos processos. Também a entrega de resultados que são difíceis de rastrear, mensuráveis e sem responsabilidades atribuídas, ou mesmo procedimentos manuais redundantes.

Tecnologia ineficiente e falta de consistência nos dados

A existência de plataformas desconectadas produzindo frequentemente a mesma informação com dados diferentes é um dos sintomas mais óbvios de desalinhamento e redundância.

Além disso, a ausência de um modelo de geração de dados e o acesso a uma única "fonte de verdade" (SSOT, do inglês Single Source of Truth) leva a uma análise inconsistente. Dados pouco fiáveis conduzem a más decisões.

Processos manuais ineficientes (falta de automatização)

Os processos manuais que podem ser automatizados podem gerar dados pobres, aleatórios e pouco fiáveis.

Mapeamento otimizado do processo 

O novo mapa, com processos otimizados, é criado a partir da análise de fricções e oportunidades. É uma representação ideal de como as operações podem ser executadas de uma forma dinâmica e otimizada. Não só no seu funcionamento orgânico, mas também na qualidade dos dados que produz, para que os indicadores de produtividade possam ser clara e objetivamente avaliados.

Do mapeamento de processos a tarefas acionáveis

Os pontos de melhoria da nossa RevOps são feitos a partir do mapa do processo. Uma vez identificados, temos de propor um novo mapa operacional, bem como listas de tarefas, necessárias para alcançar as melhorias. 

Isto requer, da parte do especialista RevOps, competências organizacionais e conhecimentos avançados de Gestão de Projectos. Afinal, a sua tarefa não consiste simplesmente em identificar fricções operacionais e recolher sugestões para melhorias. Ele ou ela deve saber dar prioridade às suas propostas e planear o seu desenvolvimento. 

Em resumo, após a definição das listas de melhorias, devemos definir critérios que o permitam:

• Definição de uma ordem de implementação (definição de prioridades)
• Planeamento num quadro de gestão de projectos.
• Identificar conjuntos de dados, métricas e KPIs para medir a evolução e o sucesso das tarefas de melhoramento levadas a cabo.

Dar prioridade às melhorias da RevOps

Os critérios de prioridade devem basear-se no interesse geral da empresa, nos seus objectivos de crescimento e nas aspirações das equipas envolvidas.

Para o fazer, teremos em conta 3 critérios básicos:

• Impacto
• Esforço
• Mudança organizativa 

Estes critérios permitem decisões inteligentes e viáveis para planejar melhorias RevOps baseadas em objetivos de crescimento e recursos empresariais ao longo de um determinado período de tempo. Visam maximizar o impacto das otimizações com o menor esforço possível.

É importante notar que esta ainda não é uma fase de Gestão de Projectos, com atribuição de horas, recursos, etc. O seu objectivo é simplesmente dar prioridade e propor uma ordem de sprints globais, a ser acordada com as partes interessadas. 

Avaliar o impacto das melhorias da RevOps

O objectivo é estimar o impacto potencial de cada melhoramento proposto, com base em KPIs que sejam significativos para o negócio.

Podemos classificar este impacto da seguinte forma:

• Baixo impacto. Influencia os principais KPIs, mas não de uma forma revulsiva.
• Impacto médio. Impacto significativo nos KPIs chave.
• Alto impacto. Seria um verdadeiro impulso, um "antes e depois" para os KPIs principais e KPIs secundários.

Avaliar o esforço envolvido nas melhorias da RevOps 

Trata-se de avaliar o custo (não apenas económico) da implementação das melhorias da RevOps. Refere-se principalmente aos processos e tecnologias envolvidos. Pode ser o preço das soluções tecnológicas, ou o tempo necessário para as implementar.

Podemos pontuar o esforço da seguinte forma:

• Baixo esforço. Este é um volume de trabalho relativamente simples que pode ser feito por uma pessoa na empresa num período de tempo relativamente curto.
• Esforço médio. O volume de trabalho exige dedicação de uma equipa da empresa, embora não exija novos conhecimentos especializados. Normalmente envolve um custo em termos de tempo e não de investimento em novos recursos.
• Grande esforço. Requer a aquisição de novas tecnologias e equipas externas especializadas para a sua implementação.

Avaliar as melhorias da RevOps na mudança organizacional

Este ponto é semelhante ao anterior, mas concentra-se no custo organizacional da adopção de melhorias RevOps. Avalia como as melhorias da RevOps podem mudar a forma como a empresa funciona atualmente. Este é um aspecto extremamente delicado, uma vez que nunca é fácil propor alterações à dinâmica de trabalho existente. 

Podemos classificar a mudança organizacional da seguinte forma:

• Nenhuma ou pequena alteração. Requer pouca ou nenhuma mudança na forma de fazer as coisas, ou de adquirir novos conhecimentos.
• Mudança média. Requer novos conhecimentos que alteram a forma como as coisas são feitas.
• Alta mudança. Implica a aquisição de novos conhecimentos e uma mudança radical na forma como as coisas são feitas. A adopção ou mudança de CRM é um excelente exemplo de algo que pode trazer um enorme impacto para o negócio, mas a um custo organizacional elevado.

Quer esteja numa função consultiva, numa agência, ou na sua própria empresa, é aqui que começa o trabalho de apresentação, explicação e, muitas vezes, negociação entre os responsáveis por estes processos. 

O trabalho de negociação também ajuda a envolver todos os interessados e a aumentar os níveis de compromisso nas fases subsequentes de desenvolvimento das tarefas de melhoramento.

Planeamento e gestão de melhorias RevOps

Uma vez identificados, priorizados, negociados e acordados os sprints, estes devem ser divididos em tarefas executáveis, com funções, pessoas, prazos e todos os recursos necessários atribuídos. 

Para tal, devemos utilizar software de Gestão de Projectos. Estas ferramentas permitem-nos incluir, visualizar e monitorar listas de tarefas em diferentes formatos, tais como listas, calendários, gráficos de Gantt, entre outros. Mas a sua principal utilidade é que são rapidamente atualizáveis e fáceis de partilhar, independentemente do seu nível de complexidade.

Permitem também a criação e utilização de SOPs (do inglês Standard Operating Procedure, Procedimento Operacional Padrão em portugês) para gerar resultados previsíveis e rastreáveis. Permitem poupar tempo de planeamento e erros processuais aleatórios.

Existem muitos bons softwares de gestão de projectos, tais como ClickUp, Monday, Notion, Asana ou Trello. Todos eles oferecem, em termos globais, as mesmas funções básicas de gestão de trabalho, embora difiram em características específicas. 

Definição de conjuntos de dados e métricas para melhorias RevOps

A cada melhoramento proposto devem ser atribuídas métricas e KPIs para medir o impacto do trabalho realizado. 

Para que a análise da produtividade seja credível e precisa, precisamos de definir os conjuntos de dados a seguir, a sua qualidade, exaustividade e a forma como são integrados nas plataformas de avaliação dos KPI. Ter um SSOT é também extremamente útil aqui.