Una vez entendido qué es RevOps, nos queda saber cómo hacer RevOps.
El primer paso es efectuar un mapa de procesos RevOps actuales. Se trata de un diagrama, una representación gráfica de las operaciones de ingresos actuales, que incluyen Marketing, Ventas y Atencion al Cliente.
¿Qué es el mapeo de procesos RevOps?
El mapa de procesos es un diagrama de flujo con todos los pasos necesarios para completar un procedimiento. Es una representación visual de los procesos, los datos y las personas involucradas.
Por eso también se conoce como mapeo de procesos de negocio, modelo de procesos, diagrama de flujo funcional, diagrama de flujo de negocio, o mapa de flujo de trabajo.
¿Por qué es tan importante el mapeo de procesos para RevOps?
El Mapeo de Procesos nos permite obtener una perspectiva de nuestro panorama operativo actual y formular una estrategia organizada que incluya tareas concretas que puedan llevarse a cabo e incorporarse a nuestro sistema de gestión de proyectos.
Veamos ahora los principales objetivos/beneficios del Mapeo de Procesos en RevOps.
Para alinear
RevOps consiste en gran medida en romper los silos para mejorar la eficacia tanto específica como general de los procesos de generación de ingresos. La representación visual de estos procesos en un diagrama facilita que los distintos departamentos sepan cómo deben remar todos en la misma dirección y apoyarse mutuamente.
Identificar las fricciones
La visualización gráfica ayuda a identificar los puntos de fricción en el flujo de trabajo. No solo en la secuencia de tareas, sino también en los puntos de contacto con los clientes potenciales y la calidad de su experiencia de contacto.
Identificar oportunidades
En el mismo sentido, podemos identificar oportunidades. Es aquí donde solemos encontrar formas de sustituir acciones manuales y repetitivas (a veces redundantes) por flujos de tareas automatizados, más rápidos y eficientes. Automatizar estos flujos de trabajo permite a las empresas asignar tiempo, esfuerzo y recursos a aquellas tareas que no pueden, o no deben, automatizarse.
Cómo definir y mapear procesos RevOps
Veamos algunas directrices generales y consejos sobre cómo mapear procesos RevOps.
Cómo identificar los pasos específicos de cada proceso
La forma más sencilla de empezar es entrevistar a los responsables de cada proceso. Preguntarles cómo funciona su proceso (o cómo creen que funciona), qué roles intervienen y qué tipo de datos se generan y cómo. A veces ayuda mostrarles demos inversas.
Después, se deberá comprobar si realmente es así como se hacen las cosas.
Resulta útil empezar un proceso desde un punto de vista general e ir descendiendo hasta los detalles, haciendo zoom, hasta las pequeñas tareas que mantienen el proceso en marcha.
Hazlo lo más sencillo posible
Es muy fácil perderse en las formas, líneas, flechas y colores de un diagrama. Recordemos que lo más importante no es el diagrama en si mismo, sino la realidad operativa que pretende hacer visible. Mantener las representaciones lo más sencillas posible nos ayuda a identificar fricciones, oportunidades y a mejorar el compromiso del equipo con la alineación operativa. Pero cuidado: sencillo no es sinónimo de simplista. También es importante no perder granularidad en el mapeo del proceso.
Un consejo extra para los profesionales de RevOps y las agencias. La mejor forma de impresionar a tus clientes no es crear diagramas con kilómetros y kilómetros de longitud y montones de formas y colores. El enfoque más potente es presentar una hoja de ruta profesional que te permita destacar el valor de las mejoras operativas que sugieres y que potenciarán el crecimiento empresarial.
Mantener una visión global
Hay que tener en cuenta qué tipo de marco operativo queremos hacer visible. Una vez que nos adentramos en el bosque, es muy fácil perderse en los detalles. No debemos perder de vista nuestros objetivos principales ni una visión holística de todo el proceso.
Utilizar vistas a diferentes escalas
Si los procesos son complejos, se pueden utilizar diferentes "vistas zoom". Al igual que ocurre con los mapas topográficos, utilizar diferentes escalas de percepción visual nos ayuda a comprender mejor la realidad.
Qué tecnología utilizar para crear un mapa de procesos RevOps
Necesitas un tablero para mostrar tu diagrama. Hay algunas plataformas que se han especializado en ello con gran éxito. Algunas de las opciones más conocidas son:
- Lucidchart
- Miro
- Creatly
- Edraw
Convenciones y normas de creación de diagramas para asignar procesos RevOps
No existe un acuerdo universal sobre cómo representar visualmente los procesos RevOps. Sin embargo, hay ciertas estandarizaciones de diagramas y mejores prácticas que pueden adoptarse.
Símbolos del mapa de procesos
Aquí está un ejemplo de Asana de formas y colores que se pueden utilizar en un mapa de procesos RevOps.
Estructura del organigrama
El diseño del diagrama debe tener una buena estructura lógica general para que sea fácilmente comprensible. Por ejemplo, establecer líneas o columnas para cada área funcional del proceso es una buena práctica. En un proceso de marketing, una columna podría ser la generación de leads y la siguiente la lead nurturing.
El diagrama también debe presentar un orden jerárquico del proceso representado.
Formato del texto
También se considera una buena práctica escribir cada paso del proceso en formato verbo/sustantivo. Por ejemplo: "enviar correo electrónico", o "programar reunión".
Qué procesos RevOps mapear
Muchas personas tienden a confundir el mapeo de procesos RevOps con el mapeo de operaciones de venta. La representación visual del proceso de venta es sólo una parte de todo el paisaje operativo. También es necesario representar los otros dos pilares de RevOps: Marketing y Atención al Cliente. Veamos en detalle cómo y qué tipo de procesos tenemos que representar en cada uno de ellos.
Mapa de procesos de marketing
He aquí algunos ejemplos de procesos de marketing que pueden representarse en un diagrama RevOps.
- Investigar perfiles de cliente
- Procesos de generación de clientes potenciales
- Procesos de cualificación de clientes potenciales
- Segmentación de audiencias para la creación de contenidos, SEO y anuncios.
- Procesos de lead nurturing
Mapeo del proceso de ventas
Estos son algunos ejemplos de procesos de venta que pueden representarse en un diagrama de flujo.
- Seguimiento de leads
- Cualificación de clientes potenciales en el proceso de venta
- Agendar reuniones
Mapa de procesos de atención al cliente
He aquí algunos ejemplos de servicios de éxito del cliente que pueden mapearse.
- Incorporación de nuevos clientes
- Procesos de renovación
- Procesos de escalada
- Responder a las preguntas de asistencia