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▷ Automatización programable de HubSpot: Aumenta tu eficiencia operativa

Escrito por Miguel Lage | 15-may-2023 0:34:53

La automatización de procesos generadores de ingresos se ha convertido en un componente esencial para la eficiencia, la productividad y el crecimiento de las empresas. Permite dinamizar procedimientos operacionales y realizar tareas repetitivas, permitiendo a las empresas liberar tiempo útil, minimizar errores manuales y dedicar sus esfuerzos hacia iniciativas más estratégicas.

Dicha automatización se hace gracias a soluciones tecnológicas especializadas. Uno de las más completas e innovadoras es el Operations Hub de HubSpot. Se trata de una plataforma específicamente diseñada para que tu empresa optimice sus operaciones y escale su crecimiento mediante la automatización, la integración de datos y la conectividad con otras plataformas.

Más concretamente, las funciones de automatización programable del Ops Hub te permiten crear soluciones automatizadas a medida, adaptadas a tus necesidades y requisitos únicos.

En esta entrada de blog, hablaremos de estas funciones especiales y veremos de qué modo permiten simplificar workflows y lograr una mayor eficiencia operativa.

Introducción al Hub de Operaciones de HubSpot

El HubSpot Operations Hub es una plataforma muy potente diseñada para ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones y acelerar el aumento de sus ingresos. Ofrece una amplia gama de características, incluyendo automatización programable, objetos personalizados, extensiones de workflows, automatización de la calidad de los datos, herramientas de gestión de la calidad de datos y funciones de sincronización de los mismos.

Con sus funciones de automatización avanzadas, permite a las empresas gestionar y ampliar eficazmente sus procesos de ventas, marketing y atención al cliente.

Algunas de las principales ventajas de utilizar Ops Hub incluyen:

  • Mejora de la eficiencia a través de la automatización
  • Mejora de la toma de decisiones basada en datos
  • Mayor personalización y flexibilidad
  • Integración perfecta con otros productos de HubSpot
  • Escalabilidad para apoyar el crecimiento del negocio

El Ops Hub está disponible en cuatro niveles, cada uno de los cuales proporcionando un conjunto de características y prestaciones diferentes para satisfacer las distintas necesidades y presupuestos:

  • Free: Funcionalidad básica, incluyendo sincronización de datos e integraciones.
  • Starter: Funciones adicionales como objetos personalizados y extensiones de flujos de trabajo
  • Profesional: Funciones avanzadas de automatización personalizada
  • Empresarial: Solución completa para grandes empresas con requisitos complejos

¿Qué es la automatización programable?

Actualmente, la edición profesional de Operations Hub viene equipada con una función denominada automatización programable. Esta función te permite crear acciones de automatización a medida utilizando JavaScript, diseñadas específicamente para satisfacer las operaciones y requisitos únicos de tu empresa.

En lugar de depender de integraciones preconfiguradas, la automatización programable ofrece una personalización completa, lo que te permite ajustarla para que se adapte perfectamente a tu negocio. Además, es un componente integral de la plataforma HubSpot CRM, lo que elimina la necesidad de que desarrolles software de automatización de forma independiente. Esto también garantiza que tus datos no estén expuestos injustificadamente a servidores externos de terceros.

Automatización programable: El corazón del Operations Hub

Programmable automation allows businesses to create customized workflows and processes by integrating custom objects, workflow extensions, and custom-coded actions. This provides greater flexibility and adaptability compared to traditional automation features.

Traditional features typically relies on pre-built templates and integrations, which can limit customization options. Programmable automation, on the other hand, enables companies to build custom solutions that cater to their unique requirements. Some of the key advantages of customized solutions include:

  • Improved efficiency and productivity

  • Reduced manual tasks and human error

  • Enhanced collaboration between teams

  • Greater flexibility and customization

  • Faster response times to market changes

Introducción a la Automatización Programable

Para empezar con la automatización programable personalizada, primero tendrás que crear una cuenta de HubSpot y suscribirte a la edición Operations Hub Professional, si aún no lo has hecho.

La automatización programable te ofrece la flexibilidad de crear acciones personalizadas dentro de tus flujos de trabajo y chatbots. Esto implica la creación de:

  • Webflows de código personalizado diseñadas para eliminar la fricción de sus procesos internos y externos.
  • Fragmentos de código personalizados para personalizar su experiencia de chat.
  • Webhooks que envían solicitudes POST y GET.

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos.

Cómo crear acciones de workflow con código personalizado

Para crear una acción de workflow con código personalizado::

  • Navega hasta el menú desplegable "Automation" en tu Dashboard de HubSpot y después selecciona "Workflows", como se muestra en el vídeo a continuación.
  • Si estás construyendo tu workflow desde cero, puedes empezar por navegar a la parte superior derecha y seleccionar "Create workflow", y luego seleccionar "From Scratch".
  • Haz clic en "Blank Workflow" y, a continuación, en la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
  • Configure tus "Enrollment triggers".
  • Haz clic en el icono "+". En el panel "Choose an action", en la sección Workflow, seleccione "Custom Code". 

Elige tu lenguaje de programación

Por defecto, las acciones de código personalizado están configuradas para utilizar Node.js. Esto te permite utilizar varias librerías JavaScript para tareas como hacer llamadas API, ejecutar consultas SQL, formatear texto, modelar objetos y muchas cosas más. Sin embargo, también existe la opción de desarrollar tu acción utilizando Python. Para ello, basta con acceder al menú desplegable "Language" y seleccionar la opción Python.

Incluye "Secrets"

Las acciones de código personalizado ofrecen la posibilidad de incluir "secrets" como tokens de acceso a aplicaciones privadas. Estos "secrets" están encriptados y almacenados de forma segura en HubSpot, lo que te permite referenciarlos y utilizarlos fácilmente en cualquiera de tus acciones de código personalizado en toda tu cuenta.

Para incluir un nuevo "secret", basta con hacer clic en "Add secret". Además, tienes la opción de gestionar o eliminar cualquier secreto almacenado en tu cuenta de HubSpot seleccionando "Manage secrets".

Incorporar propiedades

Además, tienes la posibilidad de incorporar propiedades a tu código personalizado. Para ello, haz clic en el menú desplegable "Select value" y elige una propiedad entre las opciones proporcionadas. Puede utilizar propiedades existentes o cualquier propiedad que haya formateado utilizando la automatización de la calidad de datos.

Para incluir una propiedad adicional, simplemente haga clic en "Add property". Cada propiedad sólo puede añadirse una vez y debe tener un ID de variable único. Usted tiene la capacidad de utilizar hasta 50 propiedades con su código personalizado.

Crea tu código personalizado

Utiliza la sección "Code" para crear tu código personalizado.

Si estás usando Node.js, tienes acceso a las siguientes librerías que pueden ser utilizadas dentro de la acción de código. Estas bibliotecas se pueden cargar utilizando la función require() estándar al principio del código:

  • @hubspot/api-client ^8
  • async ^3.2.0
  • aws-sdk ^2.744.0
  • axios ^1.2.0
  • lodash ^4.17.20
  • mongoose ^6.8.0
  • mysql ^2.18.1
  • redis" ^4.5.1
  • request" ^2.88.2
  • bluebird ^3.7.2
  • random-number-csprng ^1.0.2
  • googleapis ^67.0.0

Por otro lado, si utilizas Python, puedes cargar las siguientes bibliotecas con una sentencia import al principio de tu código. La sentencia import debe tener el formato from [libraryname] import [item], como from redis.client import redis:

  • requests 2.28.2
  • @hubspot/api-client ^7
  • google-api-python-client 2.74.0
  • mysql-connector-python 8.0.32
  • redis 4.4.2
  • nltk 3.8.1

Si estás usando algo de la biblioteca estándar, puedes usar import, como import os.
Para más información y ejemplos de códigos, consulta la documentación de HubSpot para desarrolladores.

Selecciona los "Data Outputs"

En la sección Data Outputs, haz clic en el menú desplegable “Data Type" y elige un tipo específico de datos.

En el campo "Name", indica un nombre para el data output. Para incluir varios outputs, haz clic en “Add output".

Cuando haya terminado de personalizar, haga clic en “Save" para guardar tu acción de código personalizado y utilizarlo en tu workflow.

Cómo crear Snippets de bot con código personalizado

Para crear un snippet de bot con código personalizado:

  • Navega hasta el menú desplegable "Conversations" y selecciona "Chatflows", como se muestra en el siguiente vídeo.
  • Para modificar un bot concreto, pasa el ratón por encima y haz clic en "Edit". También puedes hacer clic en "Create chatflow" en la esquina superior derecha para crear un nuevo chatbot.
  • Haz clic en el icono "+". En el panel “Create new", en la sección Automation, seleccione "Run a code snippet". 

Puedes consultar diferentes casos de uso de snippets personalizados para bots en la Biblioteca de casos de uso de automatización programable de HubSpot.

Cómo crear Webhooks

Un webhook es como una API, que se utiliza para solicitar o intercambiar información con un sistema diferente. Sin embargo, la diferencia clave es que con un webhook, usted recibe notificaciones automáticas cada vez que el sistema que está supervisando sufre una actualización. Esto le permite mantener actualizada su pila tecnológica sin necesidad de realizar constantes solicitudes. Aunque las API desempeñan un papel crucial en la conexión de diferentes sistemas, la utilización de webhooks junto con las API puede mejorar la eficacia y la fiabilidad de la conexión.

Los webhooks ofrecen las siguientes ventajas:

  • Optimización del uso de la API y reducción de las llamadas a la API: es posible que exista una limitación en el número de solicitudes que puede realizar al día a través de una API. Los webhooks permiten utilizar las solicitudes de forma más eficiente, lo que se traduce en menos llamadas a la API.
  • Sincronización constante de datos: si necesita mantener sus sistemas sincronizados casi en tiempo real, los webhooks ofrecen la ventaja de recibir notificaciones inmediatas en cuanto se produce cualquier evento.

Hay tres maneras de crear webhooks en HubSpot:

  • Webhook API: accesible para todos los niveles de suscripción, desde HubSpot Free hasta HubSpot Enterprise. La API Webhook te permite desarrollar una aplicación que se suscriba a diferentes eventos que tengan lugar dentro de cualquier cuenta en la que esté instalada tu aplicación.
  • Extensiones de Workflows: accesibles para suscripciones Professional y superior. Mediante esta API, puedes diseñar acciones de workflow personalizadas que transmitan datos desde HubSpot a una URL de webhook especificada.
  • Webhooks de automatización programable en bots y flujos de trabajo: al contar con una suscripción Operations Hub Professional o Enterprise, tienes la capacidad de activar webhooks mediante una acción de webhook en tus bots o flujos de trabajo de HubSpot. En el caso de los bots, una ventaja significativa es la capacidad de activar un webhook basado en la entrada específica de un usuario al bot. En cuanto a los flujos de trabajo, la ventaja clave es la capacidad de desencadenar un webhook en todos los tipos de flujos de trabajo (Contacto, Empresa, Negocio, Ticket y Presupuesto) utilizando varios criterios de inscripción.

Buenas prácticas para la automatización programable

Planificación y organización

Desarrolla una estrategia de automatización clara que describa tus objetivos, requisitos, esboce los procesos, establezca las funciones de los miembros del equipo y los resultados deseados. Esto te ayudará a guiar tus esfuerzos en la creación de automatizaciones eficaces y eficientes.

Seguridad y privacidad

La seguridad y la privacidad de los datos deben ser una prioridad absoluta cuando se utiliza la automatización programable. Las empresas deben seguir las mejores prácticas para proteger la información confidencial, como cifrarla, implantar controles de acceso y supervisar periódicamente las vulnerabilidades.

Supervisión y mantenimiento de automatizaciones

La supervisión y el mantenimiento regulares son cruciales para garantizar el éxito continuo de las automatizaciones. Las empresas deben hacer un seguimiento de las métricas de rendimiento, solucionar problemas y realizar los ajustes necesarios para optimizar sus procesos de automatización.

Ventajas de la automatización programable para las Operaciones de Ingresos (RevOps)

Alineación de los procesos de ventas, marketing y atención al cliente

La automatización personalizada puede ayudar a las empresas a agilizar sus operaciones de ingresos mediante la automatización de tareas y flujos de trabajo en los departamentos de ventas, marketing y atención al cliente.

Mejora de la toma de decisiones basada en datos

Con información precisa y actualizada al alcance de la mano, las empresas pueden tomar decisiones más informadas y basadas en datos que impulsan el aumento de los ingresos y mejoran su eficiencia.

Reducción de tareas manuales y de los errores humanos

Al automatizar las tareas manuales repetitivas, la automatización programable ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, reducir los errores humanos y centrarse en iniciativas más estratégicas.

Facilitar la cooperación interfuncional

La automatización personalizada puede ayudar a romper los silos entre los distintos departamentos, permitiendo una mejor colaboración entre funciones y alineando a los equipos hacia objetivos compartidos.

Acelerar el aumento de los ingresos y mejorar la eficiencia

Al optimizar los procesos, reducir las tareas manuales y mejorar la toma de decisiones, la automatización programable ayuda en última instancia a las empresas a acelerar el crecimiento de los ingresos y mejorar la eficiencia general.

Casos de éxito: Ejemplos representativos de automatización programable

Empresa SaaS

Una empresa de software puede utilizar la automatización personalizada para agilizar su proceso de generación de prospectos, automatizando la recopilación de datos y la puntuación, lo que resulta en un aumento significativo de prospectos cualificados y una mayor eficiencia del equipo de ventas.

Agencia de marketing digital

Una agencia puede aprovechar la automatización programable para crear campañas de marketing a medida para sus clientes, automatizando la creación de contenidos, la distribución y el seguimiento del rendimiento, lo que aumenta la satisfacción del cliente y el crecimiento de los ingresos.

Comercio minorista

Una empresa minorista puede implantar la automatización personalizada para optimizar la gestión del inventario, automatizando la supervisión del nivel de existencias y los procesos de reordenación, lo que permite reducir las roturas de stock y mejorar la eficiencia general.

Pro Tip

Echa un vistazo a la biblioteca de casos de uso de automatización programable en el Hub de Operaciones de HubSpot. Realmente es una fuente de conocimientos, ejemplos e inspiración.

Conclusión

La automatización programable ofrece numerosas ventajas a las empresas, como una mayor flexibilidad, una mayor eficiencia, una toma de decisiones basada en datos mejorada, la reducción de las tareas manuales y los errores humanos, la aceleración del crecimiento de los ingresos y la capacidad de adaptarse a las cambiantes necesidades empresariales.

A medida que la tecnología sigue avanzando, podemos esperar que Ops Hub evolucione e introduzca nuevas funciones y capacidades que permitan a las empresas automatizar y escalar aún más sus operaciones.

Las empresas que adopten la automatización programable e inviertan en las herramientas y estrategias adecuadas estarán mejor posicionadas para el éxito a largo plazo en el panorama competitivo actual.

Preguntas frecuentes

¿Es el Hub de Operaciones de HubSpot adecuado para todas las empresas?

Sí, está diseñado para empresas de todos los tamaños y sectores. Los distintos niveles disponibles permiten a las empresas elegir el plan que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

¿Cómo garantiza HubSpot la seguridad y privacidad de los datos?

HubSpot emplea sólidas medidas de seguridad para proteger los datos de los usuarios, incluidos el cifrado, los controles de acceso y las auditorías de seguridad periódicas. Además, la plataforma está diseñada para respaldar el cumplimiento de normativas de protección de datos como GDPR y CCPA.

¿Pueden los usuarios no técnicos configurar la Automatización Programable en HubSpot?

Aunque algunos aspectos de la automatización personalizada pueden requerir conocimientos técnicos, la interfaz de fácil uso y los amplios recursos de HubSpot hacen que también sea accesible para usuarios sin conocimientos técnicos.

¿Qué lenguajes de programación son compatibles con las acciones personalizadas?

HubSpot admite varios lenguajes de programación para acciones codificadas a medida, incluyendo JavaScript, Python y HubL (el lenguaje de plantillas propio de HubSpot).

¿Puedo utilizar Operations Hub junto con otros productos de HubSpot?

Sí, la plataforma Ops está diseñada para funcionar a la perfección con otros productos de HubSpot, como CRM, Marketing Hub, Sales Hub y Service Hub. Esto permite a las empresas crear flujos de trabajo unificados e integrales que abarcan varias funciones y departamentos.

¿Qué recursos hay disponibles para aprender más sobre automatización programable?

HubSpot ofrece una variedad de recursos, como documentación, tutoriales, HubSpot Academy y foros de la comunidad, para ayudar a los usuarios a aprender más sobre la automatización personalizada y cómo sacar el máximo provecho de Ops Hub.